Como controlar as finanças de uma clínica médica?

Tão importante quanto cuidar da saúde de seus pacientes é cuidar das finanças da sua clínica. Assim como pessoas precisam que seus órgãos estejam em plena atividade para se manterem vivas, as empresas também necessitam de cuidados especiais para continuar ativa no mercado, gerando recursos e resultados.

E o controle das finanças é um dos principais “órgãos vitais” que precisa de acompanhamento contínuo do empreendedor, para garantir que tudo esteja nos conformes, com a área responsável por movimentar toda a estrutura da empresa.

A gestão financeira deve ser realizada de forma metódica e exige quase tanto perfeccionismo quanto um cirurgião envolvido em um procedimento de alto risco com seu paciente. A diferença é que, se os devidos cuidados com a gestão financeira não forem levados a sério, quem corre graves riscos é a longevidade da sua clínica.

Naturalmente, os profissionais médicos tendem a refletir sobre todas as questões relacionadas a sua atividade com foco na saúde e no bem-estar do paciente. Entretanto se esse profissional também for o administrador da clínica, também precisa entender que para manter o bom atendimento e funcionamento do negócio é preciso ter um gerenciamento financeiro eficiente.

Mas então como proceder para controlar as finanças do negócio?

Iremos te apresentar 4 dicas que poderá ajudá-lo a organizar sua gestão da sua clínica.

1 – Faça o fluxo de caixa

Todas as empresas precisam fazer fluxo de caixa e no caso das clínicas não é diferente. O profissional responsável pela administração financeira precisa dedicar cuidados especiais aos gastos que a clínica possui, por exemplo, com estrutura e pessoal. É fundamental registrar todas as movimentações financeiras do negócio, mesmo as pequenas despesas do dia a dia, que geralmente são ignoradas, mas que ao fechar a conta podem fazer uma grande diferença no caixa.

Aprenda a organizar e controlar toda a movimentação financeira, seja por meio de uma planilha de excel tradicional, ou pela ferramenta trabalhada na automação e personalizada para melhor entendimento (existem muitos profissionais que desenvolvem dashboards revolucionários em  planilhas de excel) ou  então por meio de um sistema de gestão financeira de mercado. A tecnologia chegou para ajudar, por isso use e abuse das facilidades que ela proporciona.

2 – Separe contas a pagar e a receber

Outro bom método de gestão financeira fundamental é a separação das contas a pagar e a receber em diferentes planilhas de controle. Essa prática permitirá a visualização dos custos da clínica, possibilitando assim uma análise sobre como reduzi-los ou em eliminá-los caso sejam supérfluos. Atente-se também aos prazos, atrasos no contas a pagar geralmente resultam em juros e multas, dinheiro extra que sai sem necessidade. Nessa mesma sintonia, atualizar-se sobre as provisões de entradas, controle de inadimplência, enfim são itens que contribuem significativamente pela saúde financeira da empresa.

  • Mantenha um fundo de reserva ou provisione recursos

Empresas podem enfrentar momentos de crise por fatores internos, como a quebra de algum equipamento importante, e externos, como uma crise econômica no país. Por isso, um gestor financeiro realmente preocupado com seu trabalho precisa se lembrar de fazer reservas de dinheiro. Caso passe por algum momento financeiramente difícil, a clínica sofrerá menos impacto se possuir recursos financeiros reservados para esses momentos. Fundos de reserva ou a provisão mensal de recursos podem cobrir despesas como pagamento de férias e décimo terceiro salário, que geralmente acontecem em um determinado período do ano, e não há como fugir, apenas encarar e agregar mais essa conta as saídas da empresa.

3 – Não misture as contas pessoais e da clínica

O caixa da empresa não é a sua carteira e nem a sua conta-corrente. Você não deve utilizar dinheiro da clínica quando precisar suprir uma despesa de casa. Essa prática atrapalha o controle financeiro da empresa e pode esconder a real situação em que ela se encontra. Esse dinheiro também poderia ser revertido em algum investimento importante, como a compra de um equipamento ou a contratação de pessoal. Da mesma forma, você não deve utilizar suas finanças pessoais para atender a demandas da clínica, pois isso também vai atrapalhar o controle financeiro.

4 – Planejamento

Mais do que simplesmente planejar, faça um planejamento consciente. Estabeleça metas financeiras palpáveis, que possam ser atingidas. Não adianta mirar na lua, não acertar nem as estrelas e frustrar a equipe. Um bom planejamento financeiro requer que o registro de gastos e as previsões de faturamento sejam metódicos. Observar esses números e visitar o planejamento com alguma frequência permitirá ao médico fazer uma boa avaliação do crescimento da clínica. Onde é necessário investir? Qual o melhor período para isso? As respostas dessas questões podem entrar no planejamento, que precisa ser considerado no curto, no médio e também no longo prazo.

5 – Contabilidade da sua Clínica

Sei que quando falamos o nome da contabilidade, você já pode até levar um susto, devido a complexidade que é controlar seus números. Pensando que a contabilidade da sua clínica é um fator primordial para o controle financeiro, precisamos sim de ter uma atenção especial sobre isso.

Mas fica tranquilo, aqui na Soluzione Gestão de Clínicas, nós iremos cuidar da contabilidade da sua clínica médica ou seu consultório, com muito empenho e profissionalismo. Para contratar nossos serviços de gestão, contabilidade e finanças em todo o Brasil, basta apenas entre em contato com um dos nossos contadores e consultores de sucesso.

Você já utiliza algum método citado para controlar as finanças da sua clínica?

Caso a ação não seja apenas preventiva, e você realmente precise de ajuda corretiva para reorganizar as finanças vale recorrer a uma assessoria especializada, que o ajudará a mapear todos os pontos a serem melhorados para uma melhor gestão